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為了規(guī)范學校人事檔案管理，依據(jù)中組部、國家檔案局《干部檔案工作條例》及中組部《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》、《干部檔案整理工作細則》等文件要求，以《青島旅游學校章程》為核心，結(jié)合學校人事檔案工作實際，制定本制度。
一、管理人事檔案工作人員守則：
認真學習馬列主義，毛澤東思想和黨的各項方針、政策、努力提高政治思想水平；
熱愛本職工作，忠于職守，刻苦鉆研業(yè)務，提高業(yè)務水平和工作能力，積極為干部工作服務；
保護檔案的安全，不得擅自轉(zhuǎn)移，分散和銷毀檔案；
嚴格遵守黨和國家的保密制度，不能擅自提供檔案或向他人泄露檔案內(nèi)容；
堅持黨的原則，嚴格按照檔案工作的各項規(guī)章制度辦事。
二、關(guān)于保管人事檔案的規(guī)定：
根據(jù)安全保密，便于查找要求，對人事檔案應嚴格的進行保管。
嚴格遵守黨和國家的保密制度，嚴格保管人事檔案，保證人事檔案的絕對安全。
檔案庫房必須兼顧適用，庫房內(nèi)應保持清潔。要經(jīng)常檢查防盜、防火、防曬、防潮、防蛀的設施和安全措施。
每半年要核對一次檔案順序號，發(fā)現(xiàn)編錯號或放錯位置的要及時糾正，每年要按登記冊全面檢查一次檔案，發(fā)現(xiàn)缺少，及時查找，并將應歸檔的材料，經(jīng)過認真鑒別后及時歸檔。
嚴禁任何人私自保存他人的檔案材料。無關(guān)人員嚴禁進入檔案室。
關(guān)于收集、補充、鑒別干部檔案材料的規(guī)定
為了使人事檔案能夠反映人事情況的全貌，要經(jīng)常有計劃的收集、補充人事檔案材料，每年進行一次認真檢查、校對、整理，特做如下規(guī)定：
各有關(guān)部門應主動將平時形成的應該歸檔干部材料，及時送交主管部門歸檔。
及時收集人事的任免、審查、考核、考績、獎勵、技術(shù)職務職稱、調(diào)整工資級別等材料歸檔。
通過黨團組織收集入黨入團材料。
凡歸檔的材料，均應經(jīng)過認真的鑒別，屬于干部內(nèi)容材料完整無缺，需經(jīng)組織審查后方能歸入干部檔案。
凡歸入人事檔案的材料，均應按照《干部人事檔案管理辦法》進行認真的整理。
四、關(guān)于查閱借閱人事檔案的規(guī)定
為了加強人事檔案的管理，確保檔案的絕對安全，嚴格查借閱手續(xù)，根據(jù)中央和市委組織部對查借閱干部檔案的規(guī)定精神，結(jié)合我校的具體情況，特作如下規(guī)定：
查閱干部檔案的范圍
凡因政治歷史、組織處理、考核使用、入黨入團、挑選機要人員、飛行員、出國等審查需要查閱本人檔案的。
與他人案件有密切關(guān)系，而本人已經(jīng)死亡或病重不能口述提供情況，以及其他特殊原因必須從其檔案中取得旁證材料的。
（二）查閱人事檔案的手續(xù)
查閱局黨委管理的人事檔案時，必須按各級干部管理范圍內(nèi)由組織干部部門出具查閱干部檔案審批表，并注意查閱檔案理由，征得檔案管理人員同意后，方可查閱。
人事檔案原則上不得借閱使用，如因特殊情況必須借閱使用的應詳細寫明借閱用途和借期，并由借閱單位的組織、干部部門負責人在介紹信上簽署意見，經(jīng)領(lǐng)導同意后，才可辦理借閱手續(xù)。
不得介紹人員查閱借閱本人及其親屬的人事檔案。
“調(diào)查證明材料介紹信”和“函調(diào)證明材料信”，一律不得使用于查閱人事檔案。
凡因入黨入團、升學、參軍、參加工作等政治審查需要了解其父母、親屬的情況時，只按規(guī)定提供情況，不查閱其父母及其親屬的檔案。
查閱人事檔案應注意的問題
查閱和借取人事檔案，應派政治上可靠的黨員、干部。
借取人事檔案的人員，途中絕對不許攜帶人事檔案到公共場所。
查閱檔案的人員，對檔案內(nèi)容必須嚴格保密，不得向無關(guān)人員泄露，嚴禁在檔案下劃圈、涂改、撤換和損壞，不經(jīng)批準不得抄錄和復制。
借閱使用的檔案，要妥善保管，不得轉(zhuǎn)借，更不準將檔案交有關(guān)人或本人看。檔案歸還后，檔案管理同志應進行詳細檢查，發(fā)現(xiàn)材料缺少、遺失、失密時，應立即通知借閱單位查找并追究責任。
閱當時請勿吸煙。
五、關(guān)于轉(zhuǎn)遞人事檔案的規(guī)定
因工作調(diào)動改變了主管單位、協(xié)管單位時，應及時將檔案轉(zhuǎn)至新的主管、協(xié)管單位。轉(zhuǎn)遞檔案應遵守下列規(guī)定：
凡需異地轉(zhuǎn)遞的人事檔案都必須按中組部1980年頒發(fā)的《干部檔案工作條例》規(guī)定，認真加以清理整理，裝訂成冊后轉(zhuǎn)出。
接管單位要按檔案目錄和“干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項目認真檢查驗收，若發(fā)現(xiàn)未按規(guī)定整理的，可不予接受。
縣及相當于縣以上的各級黨委組織、人事部門，可以直接轉(zhuǎn)遞人事檔案。
人事檔案應通過機要交通轉(zhuǎn)遞，不準公開郵寄或交干部本人自帶。應按干部管理范圍，將干部檔案盡量直接轉(zhuǎn)遞到該干部的主管和協(xié)管單位的組織、人事部門。
轉(zhuǎn)遞檔案必須注明干部檔案的原因，并按“干部檔案轉(zhuǎn)遞通知單”的項目詳細登記，嚴密保封。
收到檔案的單位，經(jīng)校對無誤后，應在回執(zhí)上簽名蓋章及時退回。逾期一個月未退還者，轉(zhuǎn)出單位應寫信催問，以防丟失。
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